Cómo hacer reportes tabulares.

¿Que es un reporte tabular?

Una manera sencilla y rápida de mostrar resultados de una base de datos son los llamados reportes tabulares. Este tipo de reporte son los mas básicos y sencillos que hay dentro de los diferentes reportes que se le pueden hacer a una base de datos.

Cuando se hace un reporte tabular lo que nos entrega o devuelve es organizado en formato mutlcolumnas y multirenglones donde cada columna corresponde a una columna en la tabla de la base de datos.

Dicho de una manera un poco mas clara, un reporte tabular muestra estadísticas descriptivas en formato de tabla. Nos permite poner la información dentro de clases o categorías para el análisis y cálculos estadísticos.

Aspectos del reporte tabular

Como ya habíamos dicho, la información tabular se compone de renglones y columnas. Si queremos hacer un buen reporte tabular debemos utilizar las siguientes condiciones:

•Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones

•Cuando los detalles son presentados en categorías discretas

•Cuando cada categoría debe tener una etiqueta

•Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes

En este formato cierta información es más importante y, por consiguiente, debe resaltar sobre la demás, esto cambia de acuerdo con la aplicación pero, en general, se debe estar seguro de que los siguientes aspectos sean los que sobresalgan:

•Excepciones a las expectativas normales

•Categorías más importantes de actividad o entidades

•Resúmenes de las actividades o categorías más importantes

•Identificación única de la información

•Entidades que dependen del tiempo

•Asimismo, se desea presentar la información en un formato que presente los detalles en un orden significativo, aquel donde éstos sean más sencillos de localizar. Es importante no caer en demasiados detalles y poca información.

EJEMPLO DE REPORTE TABULAR

Para este ejemplo supondre que el usuario ya sabe como checar si existe una conexion disponible en Oracle y de como cargar datos de una base de datos existente en Excel, de no ser asi te recomiendo que leas primero este Tutorial.

Antes que nada vamos a tratar de dejar una vez mas en claro que es un reporte tabular. Un reporte tabular es simple y llanamente una tabla resultande de una consulta SQL. No esta dividida en paginas, es la tabla en si, obviamente una tabla creada a nuestras demandas o necesidades.

En este caso haremos una tabla donde veremos los productos vendidos, la cantidad de estos y la fecha de su venta.

Lo primero que necesitamos es seleccionar en Microsoft Query que tablas vamos a necesitar, en este caso Sales, Products y Customers.

Hacemos la conexion de las llaves entre las tres tablas, en este caso Product_ID, Microsoft Query nos muestra la conexion poniendo una linea entre los dos nombres de la columna de ambas tablas.

Lo siguiente sera seleccionar las columnas de las tablas que escogimos previamente aprentando el boton que tiene una flecha apuntando hacia abajo y una linea.

Para este ejemplo escogeremos de Productos las columnas PROD_ID y PROD_NAME; de Products tomaremos Quantity_Sold, y de Customers tomaremos CUST_FIRST_NAME y CUST_LAST_NAME, solo para saber quien fue el que vendio ese producto. El resultado de escoger las tablas que necesitamos se debe de ver como la imagen de abajo.

Finalmente, para pasar los datos a Excel oprimimos en el boton "Devolver datos". Toda la informacion que estabamos viendo en Microsoft Query ahora la podemos ver en Excel. La informacion no se muestra cortada, o agrupada, o en cualquier otra presentacion, es como si se hiciera una consulta SQL en el gestor de la base de datos solo que la informacion la tenemos en otro software para trabajarla de mejor manera.

Puntos importantes

-Debemos de ser muy cuidadosos con las conexiones que hacemos, si no obtendremos datos completamente errados.

-Los reportes tabulares pueden ser de cualquier magnitud y de cualquier numero de columnas, segun se necesiten, en ningun momento nos preocupamos por los renglones del reporte, solo por las columnas.

-En este tipo de reportes no se hacen agrupaciones, promedios, sumas y demas; es la informacion simple y llana, por eso es el reporte mas simple.